Privacyverklaring

Versie 1.0

 

​

 

1.    Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

 

Famil NV (hierna “Famil”, “wij”, of “ons”) respecteert uw privacy en streeft ernaar om uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid te behandelen. Wij verbinden ons ertoe om hierbij steeds de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en andere toepasselijke regelgeving na te leven.

 

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die wij van u verwerken in het kader van onze commerciële activiteiten als onderneming, die hoofdzakelijk bestaan uit het uitvoeren van elektriciteitswerken.

 

Famil is een vennootschap naar Belgisch recht. U vindt al onze relevante gegevens hieronder terug en kan ons via de vermelde contactgegevens ook steeds bereiken voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens.

 

Naam en rechtsvorm:                      Famil NV

 

Ondernemingsnummer:                        0452.683.459

 

Adres zetel:                                         Daverlostraat 51A

8310 Assebroek

België

 

             E-mailadres:                                        info@famil.be

 

​

2.       Wat betekent ‘persoonsgegevens verwerken’?

 

Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Het kan bijvoorbeeld gaan om uw contactgegevens of bestellinghistoriek. Om welke gegevens het precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden. Famil verwerkt uw persoonsgegevens enkel in het kader van haar activiteiten als onderneming.

 

3.       Op wie en wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?

 

Deze Privacyverklaring is van toepassing in de gevallen waarin Famil verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens. Dit betekent dat Famil bepaalt voor welke doeleinden en met welke middelen uw gegevens verwerkt worden.

 

Concreet betekent dit dat deze Privacyverklaring van toepassing is op de verwerking van gegevens van de onderstaande categorieën van personen. Dit omvat ook personen die in het verleden tot deze categorieën behoorden (bv. voormalige klant), of personen die mogelijk in de toekomst tot deze categorieën zullen behoren (bv. potentiële klant).

 

-          onze klanten, aan wie wij onze goederen leveren en onze diensten verlenen;

-          onze zakenpartners, die ons bijstaan bij het uitbaten van onze onderneming;

-          andere personen die ons zouden contacteren, bv. na een bezoek aan onze website www.famil.be.

Wanneer één van de hierboven bedoelde personen een rechtspersoon is, verwerken wij nog steeds gegevens van onze contactpersonen bij deze entiteiten.

 

3.         Welke persoonsgegevens verwerken wij?

 

Hieronder verduidelijken wij welke persoonsgegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie en uw voorkeuren, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u.

Soort gegevens

Voorbeelden (niet-limitatief)

Identificatiegegevens

Een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de AVG).

Contactgegevens

Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.

Contactgeschiedenis

Verzonden en ontvangen communicatie (bv. e-mailberichten, brieven, …).

Gegevens betreffende de uit te voeren werken

Plannen, schema’s, foto’s, vergunningen en attesten die relevant zijn voor de uitvoering van de werken, de historiek van uitgevoerde werken of projecten.

Betalings- en facturatiegegevens

Betaalkaartgegevens, bankrekeningnummer, facturen.

 

 

4.       Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden verwerken wij uw gegevens?

 

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden die kaderen in onze commerciële activiteiten als onderneming. De verwerking is hierbij steeds gebaseerd op de rechtsgronden die worden opgesomd in de AVG. Hieronder verduidelijken wij concreet voor welke doeleinden wij uw gegevens kunnen verwerken en op welke rechtsgronden wij ons hiervoor baseren.

 

Verwerkingsdoeleinde

Rechtsgrond

Het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de overeenkomst met u als onze klant met inbegrip van het beantwoorden van uw offerteaanvraag of productvraag, het opvragen van alle relevante informatie voorafgaand aan de (mogelijke) uitvoering van de werken, het nakomen van onze precontractuele verplichtingen, de totstandkoming van de klantenovereenkomst, het beheer van de klantenrelatie, communicatie met medewerkers van Famil en het factureren en innen van de bedragen die u ons verschuldigd bent naar aanleiding van de levering van onze goederen en de verlening van onze diensten.

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst.

Het promoten van de commerciële activiteiten van Famil, door uw contactgegevens te gebruiken om marketingmateriaal naar u te versturen, via e-mail of een ander kanaal, in het kader van onze bestaande klantenrelatie en voor soortgelijke producten dan degene die u bij ons reeds aangekocht of verzocht heeft, tot een redelijke termijn na uw laatste aankoop of een beroep op onze diensten.

U beschikt over een absoluut recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking (zie ook onder titel 9.5), waarna wij deze verwerking moeten stopzetten.

Gerechtvaardigd belang

Het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de specifieke overeenkomst met u als onze zakenpartner, met name leveranciersovereenkomsten of enige andere samenwerkingsovereenkomst, met inbegrip van het onderhandelen van een potentiële samenwerking, de totstandkoming van de samenwerkingsovereenkomst, het beheer van onze relatie als zakenpartners, het betalen van de bedragen die wij u verschuldigd zijn als uw zakenpartner, of het factureren en innen van de bedragen die u ons verschuldigd bent naar aanleiding van de samenwerking.

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst.

Gerechtvaardigd belang (voor contactpersonen bij onze zakenpartner die geen partij zijn bij de overeenkomst).

Het beantwoorden van uw vraag wanneer u met ons contact opneemt, moest dit niet te kaderen zijn in een bestaande, voormalige of potentieel toekomstige relatie met u als onze klant of zakenpartner.

Gerechtvaardigd belang

Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen als onderneming, zoals op het gebied van gegevensbescherming en op fiscaal/boekhoudkundig gebied.

Wettelijke verplichting

Het verzekeren van de mogelijkheid tot de uitoefening of verdediging in rechte van de belangen van Famil, en het daadwerkelijk overgaan hiertoe, indien wij van oordeel zijn dat onze belangen geschaad worden en een juridische procedure zich opdringt (bv. gerechtelijke invordering van een onbetaalde factuur), of indien tegen ons juridische stappen ondernomen zouden worden door een persoon die zich door ons benadeeld voelt (bv. voor het voeren van verweer indien u ons aansprakelijk zou willen stellen voor gebreken in de uitgevoerde werken).

Gerechtvaardigd belang

 

 

5.       Met wie delen wij uw gegevens?

 

Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van de hogervermelde doeleinden (bv. in functie van de uit te voeren werken), of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

 

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners,  zogenaamde “verwerkers”, ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheren van onze website en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd afgesloten. 

 

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

 

Potentiële categorie ontvangers van uw gegevens

Rechtsgrond voor doorgifte

Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven voor wat betreft uw contactgegevens met het oog op het verzenden van goederen of post aan u als onze huidige, voormalige of potentieel toekomstige klant of zakenpartner.

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst.

Betalingsdienstverleners voor de gegevens die relevant zijn voor het verwerken van uw betalingen aan Famil als onze klant of zakenpartner, of voor het verwerken van (terug)betalingen door Famil aan deze personen, met het oog op een efficiënt beheer van de betalingsadministratie binnen onze onderneming.

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst.

De verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze onderneming, met het oog op een efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze onderneming, waaronder het uitsturen aan klanten van transactionele e-mails zoals de inplanning van de geplande werken, de facturatie van uitgevoerde werken, het beheer van onze agenda, en het hosten en beheren van onze website en mailboxen.

 

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst.

Zakenpartners op wie wij een beroep doen in het kader van de uitbating van onze onderneming, zoals leveranciers of onderaannemers die wij inschakelen, om hen in staat te stellen benodigde goederen voor de werken rechtstreeks aan u te leveren, respectievelijk een specifiek deel van de werken op zich te nemen.

 

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst.

Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen als onderneming, en de efficiënte verdediging van onze belangen in het kader van een eventueel juridisch geschil, voor wat betreft de gegevens die hier strikt noodzakelijk voor zijn.

 

Wettelijke verplichting indien de doorgifte kadert in een wettelijke verplichting of overheidsbevel.

Gerechtvaardigd belang voor enige andere doorgiftes.

 

 

6.       Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

 

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en worden verwerkt, zoals hierboven gespecifieerd.

 

Ten aanzien van onze klanten betreft dit voornamelijk het aanbieden en leveren van onze producten, en waar relevant het mogelijk maken van de dienstverlening na levering die hiermee gepaard gaat. Ten aanzien van onze zakenpartners betreft dit het beheren van onze samenwerking.

 

In normale omstandigheden bewaren wij uw gegevens niet langer dan 10 jaar na de afsluiting van de werken of de beëindiging van onze samenwerking. Dit ter vrijwaring van onze bewijsvoering in geval van een betwisting, of naar aanleiding van potentiële gebreken in de uitgevoerde werken in het licht van onze beroepsaansprakelijkheid als aannemer.

 

Voor uw gegevens die van u, als onze klant of zakenpartner, in beperkte mate kunnen voorkomen in onze boekhouding, geldt dat zij gedurende 7 jaar bewaard worden in het kader van onze wettelijke verplichtingen hieromtrent.

 

7.       Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?

 

          Wij bewaren uw gegevens voornamelijk op onze interne server, die enkel toegankelijk is voor                de zaakvoerder en medewerkers van Famil.

 

Wij besteden een beperkt gedeelte van onze verwerkingsprocessen in het kader van onze activiteiten als onderneming uit aan derde partijen, zoals verduidelijkt onder titel 5. Eventuele externe dienstverleners treden desgevallend op als gegevensverwerkers namen ons.

 

Wij en onze verwerkers hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorgs)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. We verlenen enkel toegang tot de gegevens aan medewerkers en derden indien zij toegang nodig hebben voor legitieme, relevante zakelijke doeleinden.

 

Uw gegevens blijven op elk moment binnen de Europees Economische Ruimte.

 

8.       Van wie ontvangen wij uw gegevens?

Wij verkrijgen uw gegevens voornamelijk rechtstreeks van u, naar aanleiding van het contact dat wij met elkaar hebben met het oog op de (mogelijke) uitvoering van werken of een (mogelijke) samenwerking. Wij kunnen echter niet uitsluiten dat wij bepaalde van uw gegevens in specifieke omstandigheden onrechtstreeks verkrijgen, van openbare bronnen of van derden.

 

Wanneer wij uw gegevens van openbare bronnen verkrijgen, gaat het bijvoorbeeld om het consulteren van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), om uw bestelling of voorstel tot samenwerking namens een onderneming te verifiëren. Het is ook mogelijk dat wij uw gegevens via uw onderneming verkrijgen, wanneer de onderneming waarin u werkzaam bent onze klant of zakenpartner is en wij uw gegevens in dit verband nodig hebben.

 

9.       Wat zijn uw rechten?

 

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens opgenomen in de eerste titel van deze Privacyverklaring.

 

9.1   Recht van inzage en kopie

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

 

9.2   Recht van aanpassing of rectificatie

U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

 

9.3   Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

 

9.4   Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

 

9.5   Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.

 

U kan echter steeds bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing, waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten.

 

9.6   Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

 

9.7   Recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

U beschikt op elk moment over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, die te bereiken is via onderstaande contactgegevens:

 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

Website GBA - klacht indienen

 

Daarnaast kan u zich ook steeds richten tot de bevoegde burgerlijke rechtbank om een vordering tot schadevergoeding in te stellen.

 

10.     Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

 

U kan de rechten vermeld onder titel 9 eenvoudig uitoefenen door met ons contact op te nemen via de contactgegevens opgenomen in de eerste titel van deze Privacyverklaring.

 

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient, zullen wij indien wij twijfelen aan uw identiteit, vragen om deze te verifiëren. Wij zullen in dit geval verzoeken om documenten over te maken die uw identificatie zonder redelijke twijfel mogelijk maken, zoals een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart. Dit doen wij om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen zouden terechtkomen. Het volstaat dat op dergelijke kopie uw naam en geboortedatum duidelijk leesbaar zijn. De andere gegevens mag u dan ook schrappen.

 

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

 

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte van het gevolg dat hieraan wordt gegeven. In geval van complexe of veelvuldige verzoeken, kan deze termijn verlengd worden naar 3 maanden. In dit laatste geval wordt u geïnformeerd over de verlenging van de antwoordtermijn.

 

11.     Wijzigingen

 

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website. De datum waarop deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan deze pagina terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacyverklaring, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.